Ewidencja czasu pracy

Ewidencja jest dokumentem, a nie tylko sumą. Zgodnie z art. 149 § 1 Kodeksu pracy pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy każdego pracownika, obejmującą pracę w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w niedziele i święta, dyżury oraz nieobecności. Każdy tydzień to rzeczywisty zakres dat rozpoczynający się w poniedziałek, z jednym wierszem na dzień, a gotowa karta pokazuje godziny podstawowe, nadgodziny i sumę w układzie, jakiego oczekuje przełożony, dział kadr i płac albo program płacowy.

Pod spodem pracuje ten sam silnik obliczeń co w kalkulatorze godzin — zmiany przechodzące przez północ, niepłatne przerwy, wpisywanie w formacie 12- i 24-godzinnym, wynik dziesiętny i w formacie gg:mm — więc przejście między jednym a drugim nie zmienia liczb. Tygodnie są adresowane datami: poprzedni jest o jedno kliknięcie wstecz i zostaje na miejscu w trakcie wypełniania bieżącego, a widok miesiąca sumuje te same tygodnie do okresu rozliczeniowego, którym w polskiej praktyce płacowej jest zwykle miesiąc kalendarzowy.

To dwa różne dokumenty, a różnicę warto znać. Lista obecności potwierdza samo stawienie się w pracy; ewidencja czasu pracy jest zapisem godzin faktycznie przepracowanych, wraz z nadgodzinami, pracą w porze nocnej oraz w niedziele i święta. Sama lista obecności nie spełnia obowiązku z art. 149 Kodeksu pracy, choć pracodawca może prowadzić obie.

Lista osób prowadzi nazwane osoby, każdą z własną stawką i własnymi wierszami tygodnia, i zestawia je w jedną sumę za tydzień albo za miesiąc; wiersze z innego systemu wczytuje się z pliku CSV, a sama lista jest bezpłatna. Nadgodziny liczone są osobno dla każdej osoby względem progów wybranego kraju — w Polsce ponad normę z art. 129 § 1, z dodatkiem 50 % albo 100 % według art. 151¹ § 1, przy rocznym limicie 150 godzin nadliczbowych z art. 151 § 3 — i trafiają do osobnego wiersza, zamiast uśredniać się w jednej płaskiej sumie. Czas pracy kierowców reguluje odrębna ustawa, więc dla nich karta służy wyłącznie pomocniczo.

Drukowanie jest bezpłatne i niczym nieograniczone. Wystarczy wybrać jeden z pięciu szablonów — Zaprojektowany, Księga, Kompaktowy, Zestawienie albo Zwykły — zobaczyć go narysowany z własnych wierszy, a potem wydrukować albo zapisać do PDF przez przeglądarkę, aby otrzymać czystą kartę bez nawigacji i bez uciętych kolumn — dla wielu osób to cała potrzebna praca i nic nie kosztuje. Bezpłatne są również lista osób, stawki indywidualne, sumy tygodniowe i miesięczne, wczytanie pliku CSV z innego systemu, eksport własnych wierszy do CSV dla jednej osoby albo dla wszystkich oraz kopia zapasowa JSON wszystkiego, co witryna przechowuje. Odzyskanie własnych danych nigdy nie jest płatne.

Tauvio Pass dodaje tę część, która ma być pewna, a nie prowizoryczna: generowany dokument PDF w tych samych szablonach, o stałym układzie i stałych sumach, oraz zbiór przechowujący zamknięte tygodnie i miesiące jako historię. Wszystko nadal liczy się na urządzeniu użytkownika; Pass odblokowuje funkcje i nie przenosi danych w żadne miejsce. Dokumentacja pracownicza, w tym ewidencja czasu pracy, jest przechowywana przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał, dlatego kopię zapasową warto pobrać z wyprzedzeniem. Gdy chodzi wyłącznie o godziny jednej osoby i dokument nie jest potrzebny, lżejszym narzędziem jest kalkulator godzin.